Episode Transcript
[00:00:00] Speaker A: Welkom bij MeMyself&AI, waar mens en machine samenwerken. En de wifi het enige is dat hapert.
[00:00:08] Speaker B: Vandaag met... Vergaderingen slokken veel tijd op, maar met AI kun je ze korter, efficiënter en beter maken. Vandaag ga ik met Femke weer in gesprek over hoe je CoPilot kunt inzetten om tijd te besparen en vergaderingen effectiever te laten verlopen. Femke?
[00:00:25] Speaker A: Yes, daar zijn we weer.
[00:00:27] Speaker B: Hoeveel uur per dag vergader jij?
[00:00:30] Speaker A: Oh ja, dat helaas ook best nog wel heel wat uurtjes, moet ik zeggen.
Desondanks dat ik natuurlijk veel AI en Copilot gebruik, vergaat ik nog steeds een hoop. Ja, helaas. Het is nog steeds.
[00:00:44] Speaker B: Ja, we ontkomen er niet aan. En het blijft natuurlijk iets wat gewoon in onze werkende carrière gebruikt, maar dat dat slimmer zou kunnen, daar ben jij wel over uit. Ik ben heel benieuwd, hoe zet jij Copilot in om jouw meetings slimmer te laten verlopen?
[00:01:00] Speaker A: Ja, wat ik doe is, ik gebruik daar bijvoorbeeld onder andere voor Copilot Actions, waarmee ik dus zeg, oké, ik wil mezelf voorbereiden in wat er voor de komende weken aankomt. Dus hoe ziet mijn agenda eruit, met wie heb ik een meeting en wat zit daar eigenlijk al, nou ja, voor gegevens in deze agenda zitten daar al in. Dus wat je kunt doen met Copilot is, zou ik zeggen, bijvoorbeeld een meeting plannen vanuit een e-mail.
Wat hij dan dus doet, als je dus al een e-mail hebt met allerlei gegevens, dan gaat hij daar dus een AI-gegenereerde agenda voor maken. Maar ook als er bijvoorbeeld bestanden in zitten, zoals pdf-jes of documentjes, die stopt hij ook eigenlijk allemaal in die meeting. Nou, dat helpt heel erg om in ieder geval al structuur te krijgen van waarom meetsen we nu eigenlijk met elkaar. Vaak gaat het al over een onderwerp.
En als er dan iemand los iets inschiet, even bijpraten.
Waar gaan we het dan over hebben? Dus dit soort zaken, dat bij elkaar voegen van zo'n e-mail, dat is wat mij betreft al een eerste winst die je te pakken hebt om mensen te informeren met waar we het over gaan hebben. Waar we in samenwerken, wat het document is waar het doet winst en waar we iets van moeten gaan vinden.
Het tweede is dat je ook met CoPilot ervoor kan zorgen dat je dus vraagt, oké, wanneer gaan we nu dat werk met elkaar mieten? Dus er komen dus ook wat suggesties naar boven vanuit CoPilot waar je je kan vragen, oké, wanneer is iedereen beschikbaar? Wanneer is het de beste tijd om dat te gaan doen?
En de derde is dan eigenlijk die actions waarmee je zegt, oké, ik krijg elke dag van tevoren, of nou ja, ik doe dat op vrijdag of voor heel de week, maar bijvoorbeeld de dag van tevoren krijg ik ook nog even een overzicht met alle meetings die ik morgen heb staan, met gelijke linkerinner eventueel die vergadering erin, waar we het over gaan hebben, en vervolgens ook eigenlijk nog mailtjes die daar mogelijk bij aan zouden moeten sluiten, die daar dus ook impact op zouden kunnen hebben.
Dus eigenlijk laat ik mezelf bijpraten, doorkopen het in hoe mijn agenda eruit ziet en wat relevante content is wat ik mogelijk nog moet weten omdat ik misschien gemist heb van mijn volgende meetings. Nou, dat is eigenlijk mijn voorbereiding. En daarmee geef ik dus duidelijk denk ik een inzicht van oké, steef je hier nog een samenvatting op.
Dat staat dan ook eigenlijk in je agenda en een samenvatting van waar we het over gaan hebben. En dat helpt gewoon heel veel mensen in het voorbereiden ervan. Vaak heb je natuurlijk ook iets van tijd nodig om iets te gaan voorbereiden of waar je het over gaat hebben of wat je wilt bespreken. En dat maakt het ook wel makkelijk. Als ik bijvoorbeeld naar een klant toe ga en het is een soort onderwerp waar we het over gaan hebben en daar zijn al zoveel mailtjes over heen en weer gegaan, dan kan het me best wel veel tijd kosten om daar helemaal in bijgepraat te worden. Maar nu, doordat ik bijvoorbeeld zo'n samenvattingsknop heb, kan ik eigenlijk de hoogtepunten zien wat er nou bij dit land speelt en hoe ik daar dus bericht en bijdrage kan leveren, terwijl ik misschien zelfs onderweg ben naar die klant toe. Dus dat scheelt me ontzettend veel tijd.
[00:04:02] Speaker B: Ja, dus je gebruikt het ook al heel erg in de voorbereiding van je afspraken begrijp ik. Enerzijds om de informatie te verzamelen, de agenda te verrijken, want we kennen allemaal de agenda uitnodiging waar geen tekst in staat. Verhoogt dat dan ook de kwaliteit van jouw vergaderingen?
[00:04:24] Speaker A: Ja, en zeker ook als je daar steeds meer gewend aan gaat raken dat er dus ook een agenda beschikbaar is.
En vervolgens, nou ja, dat je natuurlijk de AI-notes, maar ook gewoon koop-items door kan gebruiken. En een van de dingen, en dat klinkt misschien een beetje gek, maar heel veel mensen denken dat je koop-items alleen maar kunt gebruiken door bijvoorbeeld inderdaad notietjes te hebben. Maar wat je dus ook kan doen is bijvoorbeeld zeggen van oké, dit specifieke onderwerp leven allemaal in een tegenwoordig super snel gaat. Vaak meetings met klanten die misschien ook wel op een industrie ergens actief zijn, die het opeens over een bepaald thema of onderwerp hebben, wat bij mij eigenlijk, nou ja, bussen tot zich brengt. Dan denk ik, daar hebben we het over. Dan kan ik dus eigenlijk in die meeting ook vragen aan Copa, weet jij wat dit specifieke onderwerp nu is? Kun je mij daar aan bijpraten? Want ik snap dit niet.
En dat is niet dat andere mensen dat zien, maar de kwaliteit van die meeting gaat wel omhoog. Omdat ik tegelijkertijd ook kan vragen wat dit nu eigenlijk daadwerkelijk betekent en wat het voor hun industrie nu is. Maar ook wat zou een goede vervolgvraag kunnen zijn om hier bijvoorbeeld actief in te kunnen deelnemen en mij als expert neer te gaan zetten.
omdat ik ze graag wil helpen met een los stapje in.
[00:05:41] Speaker B: Dus jij laat Co-Pilot ook echt tijdens de vergadering jouw assistent zijn, los van je voorbereiding. Heb je natuurlijk Co-Pilot ook al geprept. Ga je ook tijdens de vergadering nog verder met Co-Pilot aan de slag om nog meer kwaliteit uit je vergadering te halen?
[00:05:56] Speaker A: Zeker, ja. Dus dat is ook wel een hele leuke toegevoegde waarde waar heel veel mensen denk ik geen actief gebruik van maken.
...ja, daar niet bewust van zijn dat je dat op die manier dus ook kan doen. Sterker nog, je zou ook nog kunnen zeggen... ...hé, ik ga nog even... ...aan Copa dit vragen over, wie is ik nu bijvoorbeeld twee weken terug hebben gehad? Wat was daar dan de samenvatting van? Omdat je misschien niet helemaal bij bent geweest of op vakantie bent geweest... ...en daar wat vragen over gesteld worden. Wat heeft die collega toen en daar dan gezegd? Dus het is een hele makkelijke manier en werkwijze om... ...informatie te verschaffen in plaats van dat je...
en allerlei mailtjes door moeten gaan doen, doorgaan zoeken. Tegelijkertijd kun je dus ook zeggen van, je hebt ook je gegevens wat natuurlijk uit zo'n samenvinding komt, of wat uit een meeting komt. Ja, en wat is daar nou specifiek je doel van? Wat wil je daar nou uiteindelijk uit gaan halen? En daar is het dan wellicht ook gewoon goed om over na te denken met elkaar. Wat willen we nou uit deze meeting halen? Wat is de vervolgstak? Willen we actiepunten hebben waar we gaan sturen naar onze klant?
Nou, dan zal je dat dus ook op die manier moeten gaan bevragen aan CoPilot, dat je die actie plus de daadwerken eruit wil gaan krijgen. En dat je misschien zegt, oké, moeten er nog een vervolgmeeting ingepland gaan worden? En welke tijdstipstek moeten we dat dan gaan doen? Nou ja, dat soort zaken kun je allemaal bij CoPilot neerleggen.
[00:07:25] Speaker B: Jeetje, nou dat is wel echt ook weer een bak aan tips die we weer kunnen toepassen alleen al op vergaderen. Stel nou dat je toch zegt, nou dit was best wel veel. Als je dan morgen hiermee wil starten, wat zou dan de eerste stap zijn die je mensen aanraadt?
[00:07:41] Speaker A: Goed over nadenken wat je uit een meeting wil halen en daar dus op acteren. Dus zeggen van, nou ja, wat ik net ook aangaf, als je ermee wil gaan starten, Ik denk naar waarom verraden we nu mee. En niet per se moeten we inderdaad 50 minuten korter of 10 minuten korter gaan verraderen in plaats van een uur. En hebben we dan allemaal meer tijd en houden we dan het over. Maar vooral wat is het doel van die verradering en hoe gaan we daar met elkaar komen? En hoe kunnen we daar dan specifiek echt openheid voor inzetten? En wat mij betreft is dat een stukje bewustwording voor ieder om daarmee aan de slag te gaan. En daar, dat stukje bewustwording, daar zou ik zeggen ga daarmee beginnen.
[00:08:24] Speaker B: Ja, en het gaat dus jou wat dat betreft dus niet om het inkorten van de vergaderingen, ook al hebben we daar teveel van, maar het gaat je vooral om de kwaliteitsverbetering van je vergadering.
[00:08:35] Speaker A: Ja, precies. En natuurlijk is het mooi als je vergaderingen hebt die je niet meer hoeft te volgen of waar je niet bij hoeft te zijn, er wel geüpdate kan worden. Volgens mij is dat fantastisch. Ik geloof niet dat er iemand is die nooit meer een meeting hoeft te volgen.
Maar eigenlijk omdat er ergens een foutje is gemaakt met dubbele meetings, dat het dan echt fantastisch is om dat te doen en dat je mee kan luisteren. Maar het inkorten daarvan, ik denk dat we dat allemaal willen, maar of dat echt realistisch is. Misschien met de toekomst van AI inderdaad, dat dat iets teweeg kan brengen zodra je ook concreet je boodschap duidelijk en helder hebt wat je eruit wil halen.
[00:09:15] Speaker B: Ik ga toch eens deze week door mijn volgende week, want jij zegt ik bereid altijd op vrijdag voor, dus dat vind ik wel heel interessant. Dus ik ga op vrijdagen voortaan gewoon checken wat heb ik komende week en gewoon eens heel kritisch kijken naar welke vergadering kan ik anders doen, hoe kan ik dat slimmer voorbereiden en kan ik daarmee mijn kwaliteit in ieder geval verbeteren. Ik vond het weer inspirerend. Dank je wel voor deze tips en ik spreek je weer volgende week.
[00:09:39] Speaker A: Yes, tot volgende week. Doei doei!
